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个人管理使用的高效工具之实用工具

推荐一些工作中使用的软件、工具、技巧和思维方法,用来提高工作效率。根据工作中的经验,将不断更新内容。

1、提醒类

生活事件提醒类的工具,可以是便签纸或者软件,利用它们,你将不会再忘记生活中的各项繁琐的事件。

便签

一般用于办公室、电话记录。在你会忘记做某事时,就可以写在上面贴在自己会看见的地方,就能重新回想起这件事。也可以用于留言,告知他人。当前,电子便签也使用比较普遍,主要是使用手机。

定时器

定时器是一种比较实用的工具,可以帮助我们更好的计划和管理时间。

2、清单类

有效的任务清单需要将较大的长期目标划划分成容易实现的小目标,可以借助清单类工具帮你实现。因为该类工具有多项分类以及内容自动云储存的功能。可以帮助我们及时记录重要事项,省却记忆的烦恼;同时还能对记录事项进行分类整理,让待办任务一目了然,然后进行任务分解,将复杂的任务简单化,再参考任务的轻重缓急,并制定出有价值的工作计划,做好每天的日程管理。

备忘录

备忘录的作用很多的,比较典型的是纸质记事本,可以随手记录一些重要、琐碎、容易忘记的东西;云便签备忘录还可以设置分类和提醒,把待办事项输入云便签中,然后就可以设置定时提醒和重复提醒了,云便签还能实现便签内容多端、多系统同步更新,现在大家已经离不开这种使用方便的云便签了。

同步笔记

同步笔记亦称跨平台同步笔记本,简单来说就是六大特性:

  • 随时随地随手使用:无论在哪个平台使用,笔记一有修改,所有平台终端瞬间完成同步;
  • 轻松管理轻松查找:快速搜索(1)关键词,(2)标签,瞬间找到笔记;
  • 共享协作即时发布:共享一份清单、发出指令,或者在线发布笔记,触手可及;
  • 及时回退历史版本:笔记发生变化时会自动备份,想要撤销修改,只需拖拽回退滚动条;
  • 支持Markdown格式:写作、预览、发布,使用Markdown格式完成创作,一气呵成;
  • 绝大部分功能都是免费的:备份、同步、分享。

OneNote、印象笔记、有道云笔记等主要软件对比如下:

清单类软件

用于管理待办事项,拟列任务清单的办公软件可以选择桌面便签也可以采用清单类软件,既可以管理个人的备忘日程,也可以用于团队协作,记录团队共享的待办事项。类似的工具非常多,比如滴答清单、奇妙清单、Microsoft ToDo(微软官方出品)、水滴清单、敬业签备忘录提醒软件、2do(Apple)、to-do(安卓)、极简待办(Apple)、番茄ToDo(Apple)、Microsoft To-Do(Apple)、Any do(Apple)、番茄任务(Apple)、fancydays(Apple)、最美时光(安卓、ios都可以使用)、Omnifocus、Things、日事清、365日历、万年历、还有印象笔记里面的提醒功能、有道云笔记、吾记日记等等。

3日程待办类

日程待办类工具是提醒类工具和清单类工具的集成版和简化版。首先,我们为什么需要这类工具,发现最主要是当事情太多的时候很容易忘记或者忽略某件事情,所以需要一个list来备忘和提醒。其次是,这种能够规划第二天或者下一周的感觉能让自己的生活过的更加踏实,减少了生活的不确定感。最后,能让自己不为时间的浪费而悔恨。

同步日历

同步日历最大的优点就是直观的时间线显示。分日,周,月,日程表,任务视图等内容,你可以很清晰的在时间线上看到你的事件/任务。并可以多平台任务同步,支持常见日程管理软件的提醒,循环功能。提供多种视图的设置选项,字体,字体大小,背景,颜色,图标等等。比较常用的如手机日历,谷歌日历,微软日历,腾讯日历等。

传统日历

目前市场上的日历品种很多,有挂式的,有台式的,日历最常用的功能是日期,尤其是老黄历是一种能同时显示公历、农历和干支历等多套历法,并附加大量与趋吉避凶相关的规则和内容的历书,对农业耕种安排帮助较大。市场面上流行的另一种日历是传统日历和便签相结合的产物,可以方便的安排工作日程。

4、规划类

流程图和思维导图等图表是进行规划的主要工具,常用的绘制工具是笔+纸,MindManager,xmind,Visio,百度脑图,MindMapper,iMindMap,Inspiration等。

流程图

流程图是用一些尽可能少的规定的符号及连线来直观表示某个具体事务处理过程,业务流程图易于阅读和理解,是分析事务流程的重要步骤。其作用是:事务流程分析可以帮助了解某项事务的具体处理过程,发现和处理系统调查工作中的错误和瑕疵,修改和删除原系统不合理的部分,在新系统的基础上优化处理流程。

思维导图

思维导图又叫心智图,是表达发射性思维的有效的图形思维工具 ,它简单却又极其有效,是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧,把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。思维导图充分运用左右脑的机能,利用记忆、阅读、思维的规律,协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展,从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。

5、事务类

提高事务处理效率的前提,就是手中要有称心的工具并熟练使用它们,以下是我们列举的常用工具和方法。

邮箱客户端

客户端收发邮件比web页面较方便,他会自己把你的邮件从网络下载到你电脑内,可以随便查下载过的邮件。同时你可以客户端上设置“不在服务器保留副本”,那么你的 web页面邮箱里的邮件就可以直接收取到你的客户端里,而客户端存储的邮件是存储在你本地硬盘里面的。常用的有outlook,Foxmail,网易邮箱大师等。

即时通讯软件

即时通讯是透过即时通讯功能,可以知道工作伙伴是否正在线上,及与他们即时通讯。即时通讯比传送电子邮件所需时间更短,而且比拨电话更方便,无疑是网络年代最方便的通讯方式。 即时通讯是一个终端服务,允许两人或多人使用网路即时的传递文字讯息、文件,档案、语音与视频交流。一款适用于大中小企业不同需求,使工作变得高效快捷这才是即时通讯软件的特点。目前中国最流行的有QQ/TIM,微信/企业微信,钉钉,skype等等。

操作系统

首先,不管是WINDOWS操作系统、LINUX系统还是苹果操作系统,甚至包括操作系统的鼻祖UNIX操作系统,最早都是用C语言编写的。

实际上UNIX操作系统和C语言都是由贝尔实验室的汤普森(Ken Thompson)和丹尼斯·里奇(Dennis M. Ritchie)于1971年先后改造发明的,如果说真正的操作系统,世界上只有一个,那就是UNIX操作系统。

由于我们普通人接触UNIX的比较少,就不在多说。今天主要来说说WINDOWS系统和LINUX及苹果操作系统的区别。首先这三个系统设计上有本质的区别。最大的区别在于WINDOWS是一个成熟的商业操作系统,拿过来就能用,而LINUX不同,它是指一个内核,苹果操作系统是UNIX的一个衍生品。

通过上表可以看出,其实WINDOWS和LINUX在哲学设计上是有本质区别的。Windows操作系统倾向于将更多的功能集成到操作系统内部,并将程序与内核相结合;而Linux不同于Windows,它的内核空间与用户空间有明显的界限。根据设计架构的不同,两者都可以使操作系统更加安全。而苹果操作系统只不过是UNIX的一个细小分支而已。

Linux 只是指操作系统的核心, 并没有各种应用程序, 如网络工具、多媒体软件等。因此现在市场上有很多种Linux Kernel 为核心再集成搭配各式各样的系统程序或应用工具程序组成的一套完整的操作系统。

Linux是可以任意包装自由配置的东西。任何一个人,一家公司 都可以按照自己的想法,比如加一点功能,加中文支持,作一个Linux出来。这些 Linux虽然核心部分都一样,但是他们所带的各种软件,缺省的配置都不一样。譬如市场上比较流行的Redhat 红帽、红旗 Linux、Ubuntu 乌班图等,这些都是的Linux衍生操作系统。

话说回来关于个人办公要使用什么操作系统、个人做图要用什么样的操作系统、建设网站的服务器要用什么系统,其实在行业中都有大体的规则。譬如个人PC娱乐还是WINDOWS系统比较合适、专业做图当让是MAC系统了,建设网站大家服务器建议你还是LINUX了!

办公软件

办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据库的处理等方面工作的软件。目前办公软件朝着操作简单化,功能细化等方向发展。办公软件的应用范围很广,大到社会统计,小到会议记录,数字化的办公,离不开办公软件的鼎力协助。另外,政府用的电子政务,税务用的税务系统,企业用的协同办公软件,这些都属于办公软件。

办公设备

办公设备,泛指与办公室相关的设备。办公设备有广义概念和狭义概念的区分。狭义概念指多用于办公室处理文件的设备。例如,人们熟悉的传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等,还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。广义概念则泛指所有可以用于办公室工作的设备和器具,这些设备和器具在其他领域也被广泛应用。包括电话、程控交换机、小型服务器、计算器等。办公设备与办公耗材不同,可以说,买办公设备是购房,买办公耗材是装修。

标准作业流程

所谓作业标准化,就是对在作业系统调查分析的基础上,将现行作业方法的每一操作程序和每一动作进行分解,以科学技术、规章制度和实践经验为依据,以安全、质量效益为目标,对作业过程进行改善,从而形成一种优化作业程序,逐步达到安全、准确、高效、省力的作业效果。创新改善与标准化是企业提升管理水平的2大轮子。改善创新是使企业管理水平不断提升的驱动力,而标准化则是防止企业管理水平下滑的制动力。

作息习惯

现今日益忙碌的快节奏生活,给多数人带来很大的压力,许多人都希望拥有健康的生活方式。其实人们只需要每天做一些小小的改变,生活就会发生很大的不同:就是形成规律的作息时间。

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