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GTD最全面教程,从入门到精通

若你是效率控,必定久仰GTD大名,它算的上时间管理界的逼格代表。这格就格在,复杂难懂,不好上手。

这篇文章是我研读《Getting Things Done》并结合多年GTD使用经验所写,尽量还原GTD全貌,澄清误区,提示可能触及的雷区。希望读完我的文章后,能让您把GTD用的明明白白。

一、GTD可能并不是你认为的GTD

既然想用,那得知道它有何用。时间管理、提高效率,一提GTD就这两词。显然,这两词太抽象。多数人认为,GTD能充分利用一天时间做更多事,部分人认为GTD能治疗拖延症,更有人把GTD作为提醒器,对抗遗忘。

这些确为GTD所及之事,但非核心卖点。Kindle能压泡面,但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点,否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle,不是吗?

GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙,一天还没过完,精力已耗竭,打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费,完全可用第三方纸笔或软件等代替,待需处理此事之时,再进入大脑,而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率,还可节省精力,应付更多工作。GTD的功效在《都忙成狗了,还觉得荒废人生,怎么破?》一文中已详述。

由此可见,GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙,只是时间利用率不高,爱拖延,爱磨蹭,GTD不是不能用,但也要明白,它并不是为这种情况设计的。

二、GTD的作用原理

做任何事,都遵循客观的五个步骤:收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例:

  • 收集:询问有几位客人赴约,分别喜欢吃什么。
  • 判断:判断客人的喜好,哪些能满足,哪些不能满足,需要多少份食物。
  • 整理:记下准备做的菜,准备买的食材。
  • 复查:检查还有何遗漏之处。
  • 执行:设宴之日,按预想好的操作即可。
做事的五个步骤

前四步是准备期,显然准备越充分,执行越轻松。现实情况是,很多人前四步随便做做,导致问题积压在执行阶段,手忙脚乱,还是以「家中请客设宴」为例:

  • 收集:问来的喜好只记在脑子里,漏了,忘了,记错了。
  • 判断:判断需基于收集来的信息,前面记的乱七八糟,判断自然很模糊。
  • 整理:脑子里大概想想做什么菜,要买什么食材。
  • 复查:随便想想,好像差不多了。
  • 执行:请客之日,A问想吃的鸡翅有没有,你才想起来;某道菜要提前腌制才入味,现在来不及了;记得家中还有一瓶酱油,怎么就用完了?

GTD理论认为,人的精力有限,一旦脑力跟不上,就会混乱,可通过合理分配脑力以优化五个步骤:前四步准备充分,第五步傻瓜执行。

每个步骤都是下一步的基石,若全储存在大脑中,大脑会很累。换句话说,我们能轻易说出事情的来龙去脉:

我在炸鸡翅,因为A说想吃,反正我会做,也正好有食材。其实A更喜欢红烧鸡翅,我记得家中有酱油的,怎么找不到了,只能炸了。希望端给他的时候,他不要嫌弃。

GTD则要求忘记前因后果,因为早已用纸笔或软件记录,所以一个使用GTD的人是这样的:

为什么在炸鸡翅?管他呢,反正现在就是炸鸡翅。我要翻面了,否则糊了。
炸完之后,看一眼GTD系统,上面写着:把鸡翅端给A。

GTD理论认为,前期充分准备,执行便可心无旁骛,更轻松,也更专注,提高效率是自然之事。

注意事项

收集、判断、整理、复查、执行,五个步骤尽管贯穿GTD,却非GTD提出的做事方法。而是通过观察,发现人们客观上就是这样做的。GTD基于客观,对五个步骤进行优化。

三、五个步骤的优化方法

1、收集:设置生肉库

你需要一个生肉库来代替大脑记忆,将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章,会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象,因为收集的全是原始信息,像没字幕的原版片,是生肉,待加工。

五步骤中的第一步:收集

生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本,这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等,这是虚拟生肉库。根据实际情况,可设置1-2个生肉库,勿多勿少,适用最好。

有些人看到这,要开始纠结工具了。GTD用纸笔即可搞定,高效的工具当然更佳,但为了不沦为“玩工具”,本文仅以纸笔为例。

写在纸上的生肉库

注意事项

不仅仅把“准备做的事”记入生肉库,而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。

GTD的作用是分配脑力,但凡要用脑的信息,都放入生肉库。

收集阶段如何避免崩坏

1. 所有信息统统放入生肉库,一个不落。如果生肉库中只是部分信息,你就无法完全依赖它,你知道他不完整,还需要用脑记。如此一来,变成两头兼顾,搞得更为费脑而不是省脑。

领导让你采购5样商品,你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走,只能在超市里拼命回想。当你一旦想起,会直奔货架,若再掏出纸笔完善购物清单,明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦,而不是更轻松。

2. 不要超过2秒。根据我的实践经验,单条收集时间超过2秒,代表收集方法太麻烦,麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况:

  1. 不合理的生肉库:扫码送红包的促销单,放盒子里即可,不用拍成照片存印象笔记。
  2. 做多余的事:常见于用APP做生肉库。周三14点开会,如此记录即可。不用设定时间提醒,分类,标注重点等等。这是后面的事,不要在收集阶段做。
  3. 执念:常见于手账控。记个信息要画花,要贴纸,要换颜色,不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。

3. 定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物,我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成,而是把“生肉”从生肉库里移出,进入下一环节。

2、判断:为“生肉”打标签

收集的后一步是判断。所谓判断,是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问,再根据答案给“生肉”打标签。

五步骤中的第二步:判断

Q1: 这是什么?

收集阶段要求不超过2秒,原始信息基本一扫而过。为了正确判断,有必要再次阅读,看清楚后进入Q2。

Q1:这是什么?

Q2: 现阶段是否执行?

如果不能执行,从没用 可能会做 可能有用 中选1个标签打上,判断结束。
如果可以执行,进入Q3。

没用:过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。
可能会做:想做但不是现在。比如,网上推荐的美食,有机会打算去吃。别人推荐的电影,有空打算去看。
可能会用:今后会派上用处的信息。比如,外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。

Q2:现阶段能否执行?

Q3:2分钟内能否完成?

2分钟内可完成,打上2分钟标签,判断结束。
如果耗费2分钟以上,请进入Q4。

Q3:2分钟内是否完成?

Q4:能否一步完成?

如果不能,打上多步标签,判断结束。
如果一步即可搞定,请进入Q5。

一步:一个动作即可完成。比如,打电话给小王、丢垃圾、复印合同。
多步:一个以上动作才可完成。比如,策划年会,主题演讲、通过英语六级考试。

Q4:能否一步完成?

注意事项

同一动作在不同场景下,可能是「一步动作」也可能是「多步动作」,视情况而定。例如:签合同。

如果你已和对方谈妥,仅差签字。这是「一步动作」。
如果没有谈好,签字之前,还有商讨细节,双方确认等步骤,这就是「多步动作」。

GTD中把一步完成的事称为「行动」,把一步以上完成的事称为「项目」。

Q5:自己做?别人做?

如果自己做,打上自己做标签,判断结束。
如果别人做,打上别人做标签,判断结束。

Q5:自己做还是别人做?

至此,判断全部结束,打标后的生肉库见下图。实际使用中,打标可在脑内进行,没必要写下来,此处仅为示例。

生肉库的打标示意图

3、整理:清空生肉库

整理是把“生肉”从生肉库中移出,按其标签,分类处置。你需要几张纸,写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单;存放资料的文件夹(可虚可实);一本日历。

不同标签对应不同处理方式

上图是不同标签的生肉对应的去处,下面将依次详述。

没用 - 垃圾桶

有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细,二是事情有变,有用变无用。别因此沮丧, 没用 标签的生肉直接丢掉。

没用的条目直接划掉

可能会做 - 愿望清单

想做但不是现在,也未安排何时,总觉得有朝一日会做。比如,网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能,等等。这份清单可以理解为“mark”,先标记一下,有空再说。

从生肉库划去,放到愿望清单

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「想」字开头,语义将更明确。

可能有用 - 文件夹

这些通常不是任务,而是资料。不可丢弃,留备待查。实体资料可用文件夹保存,虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多,以后会对此逐一推荐。但切记,不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜,也不代表摄影水平高超。

从生肉库划掉,放到对应的保存点

2分钟 - 立刻去做

2分钟内能完成的事,直接做掉,删除即可。

做完从生肉库中划去

自己做 - 执行清单、日历

标为 自己做 的生肉,移到「执行清单」。如有准确日期,则标在日历上。

从生肉库划去,写到对应的执行清单和日历

小技巧

建议完善“生肉”措辞。加上动词或以动词开头,语义将更明确。

准确日期指仅可在这天执行,早不行,晚也不行。

别和开始和截止日期弄混。比如,10日-15日开团买面膜。不可标注在10日,也不可标注在15日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。

这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动,会令人麻木,久而久之将不再对日期敏感。

别人做 - 等待清单

交给别人做的事,写在「等待清单」中。虽无需自行动手,但仍为分内事,必要时或许要催促,因此不能简单删除,而要留有痕迹。

从生肉库划去,写到等待清单

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「等」字开头,语义将更明确。

多步 - 项目清单

「项目清单」较特殊,移出时不作为内容,应使用全新空白纸,作为标题。

每个项目对应一个清单

将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动,汇总到项目清单。

汇总到项目清单

进一步分解项目,预计该项目还需哪些「一步行动」,再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。

预想行动,并抄到对应清单

此处的项目分解是凭经验做的预想,执行起来并不一定就此发展,且极可能漏掉。这些无需担心,只要严格按照GTD流程,这些问题可在复查阶段被修正。

这也正是为何明明重复,却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要,混在其他清单中加大分辨难度,不易复查。筛选和回想很费脑,而GTD的宗旨是省脑。

至于为何不把其他清单上的去掉,仅用「项目清单」,这就涉及执行阶段如何省脑了。

注意事项

抄来抄去确实繁琐,实际操作并不会用纸笔,而是APP。用GTD适配度高的软件,没有这么麻烦。

4、复查:执行前的最后准备

很多人能用GTD,但用不久,跑着跑着就崩,症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”,但我觉得认为表达不精准,容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查,而不是“人生跑马灯”。

复查是执行前的最后准备。明天要出差了,今晚再检查下行李是否缺漏;马上要考试了,进场前再检查下手机是否关机;马上要表演了,上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似,执行前再检查一遍前面的步骤,看是否已按要求处理。

执行前的再检查

GTD理论要求的回顾频率是每周一次,通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快,每周复查跟不上步调,有必要加强复查频率,保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查,一般5-10分钟即可。

复查的步骤

  1. 检查「生肉库」是否清空。
  2. 检查「愿望清单」是否有条目需要执行,转化成行动或项目。
  3. 检查每张「项目清单」了解项目进度,并保证每个项目至少有一个行动。
  4. 检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动,也就是催促。
  5. 检查各清单是否有已完成、已作废的条目,立刻删除。

复查心得

起初使用GTD并不能完全放心,尽管晚上都安排妥当,第二天早晨我还看下清单,需对今日事项做到心中有数。

熟练使用GTD后,早晨的复查已省去。我不需要提前知道,开始做了才去想。如果你对GTD不能做到完全依赖,也可先这样过度。

再次强调,复查是GTD中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上,不复杂但很关键。不做这步,之前全费。

5、执行:按顺序执行

执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD对如何挑选也做了指导:

  1. 先做「日历」上的事项。
  2. 再做突发工作。指临时指派给你,较为紧急的工作。如果不紧急,放入生肉库。
  3. 做「行动清单」上的事项。如果你的「行动清单」上有超过50条行动,挑选就成了麻烦,需用到GTD中的「情境」技巧(我的其他文章会介绍)。如果没有超过50条,就挑能做的做吧。

如果上述行动全部执行完毕,就运行GTD系统,也就是处理生肉库,判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了,恭喜你,完美的一天。

四、成为GTDer

看完上述介绍,若你有意着手一试,可遵以下步骤开始:

1. GTD的初次配置

  • 准备好GTD工具,可以是手账、APP等。
  • 找个空闲的周末,整理所有的待办事宜、想法等,放入生肉库。
  • 判断、打标,分别整理到对应的清单。

2. GTD的日常使用

  • 执行:先做「日历」、再做突发事件、再做「行动清单」,如此循环。
  • 生活中,所有的闪念、新任务、新资料等,放入「生肉库」。
  • 临睡前复查:清理「生肉库」、判断、打标、分解项目、整理到对应清单。

3. GTD的崩溃应对

  • 将没有记录的“生肉”从脑内拿出,放入「生肉库」
  • 执行复查环节,GTD即可回到正轨。

五、写在最后

GTD的方法已经写完了,指望它治疗拖延症的人,可能要失望。GTD没有提醒环节,无法在堕落之时唤起努力之心。使用GTD的感觉,更像打网游。我要干嘛呢?看看任务单吧。让人高效打怪升级,不在游戏中迷茫。如果连游戏都不打开,GTD实则无用。

尽管GTD对拖延症无效,我们依然有其他方法治疗,欢迎关注「逗总手记」,后续将有相关文章。

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